Wzory dokumentów przetargowych dla gmin: 6 gotowych zestawów

Sześć zestawów wzorów dokumentów przetargowych wspiera gminy planujące termomodernizację budynków publicznych lub inwestycje w odnawialne źródła energii. Każdy zestaw odpowiada innej sytuacji: od zlecenia audytu i projektu, przez wybór wykonawcy robót, formułę „zaprojektuj i wybuduj” i model ESCO, po stałą obsługę energetyczną budynków gminy.

Co zawiera każdy zestaw

Komplet dokumentów na całą drogę zamówienia: od przygotowania i szacowania wartości, przez przetarg (wzór SWZ, formularz ofertowy, wzór umowy, gotowe pisma), po realizację i odbiór (aneksy, wzory protokołów odbioru, karta gwarancyjna), a także arkusze Excel do szacowania wartości i oceny ofert. Zestawy 1–4 mają wersje dla zamówień od 170 000 zł netto i poniżej tej kwoty. Każdy zestaw zawiera instrukcję, od której warto rozpocząć pracę.

Który zestaw wybrać?

• Gmina chce najpierw uporządkować dane o zużyciu energii → zestaw 6
• Gmina ma audyt i projekt budowlany → zestaw 2
• Gmina planuje osobno zlecić projekt, a następnie roboty → zestaw 1, następnie 2
• Projekt i roboty ma wykonać jeden wykonawca → zestaw 3, następnie 4
• Modernizacja ma być spłacana z uzyskanych oszczędności → zestaw 5
• Gmina chce oprzeć decyzje inwestycyjne na rzetelnych danych o zużyciu energii → zestaw 6

Zestaw 1. Audyt, projekt i wniosek o dofinansowanie

Dla gminy, która nie ma jeszcze audytu ani projektu. Jeden wykonawca przygotowuje audyt, projekt z kosztorysem i wniosek o dofinansowanie. Kolejnym krokiem jest wybór wykonawcy robót (zestaw 2).

Na co zwrócić uwagę:

• Audyt, projekt i przedmiar muszą być ze sobą spójne. Warto odbierać każdy etap osobno, ponieważ błędy ujawniają się zwykle dopiero na budowie.
• Należy pilnować terminów naboru wniosków, z którymi umowa wiąże pracę wykonawcy.

Zestaw 2. Roboty według gotowego projektu

Dla gminy, która ma już audyt, projekt budowlany i przedmiar, np. przygotowane w ramach zestawu 1, i wybiera wykonawcę samych robót.

Na co zwrócić uwagę:

• Przed ogłoszeniem przetargu należy sprawdzić kompletność dokumentacji i zaktualizować kosztorys. Braki w dokumentacji są główną przyczyną roszczeń wykonawców.
• Wymóg zatrudnienia na umowę o pracę i klauzula waloryzacyjna są w tym przypadku obowiązkowe

Zestaw 3. Audyt i program funkcjonalno-użytkowy (PFU)

Pierwszy krok formuły „zaprojektuj i wybuduj”: audyt oraz wzór PFU, który posłuży jako opis przedmiotu zamówienia w przetargu. Kolejnym krokiem jest wybór wykonawcy projektu i robót (zestaw 4).

Na co zwrócić uwagę:

• PFU nie powinien powstawać bez audytu. Jego zakres musi wynikać z wariantu modernizacji wybranego w audycie.
• Parametry w PFU muszą być mierzalne, w przeciwnym razie oferty będą nieporównywalne.

Zestaw 4. Zaprojektuj i wybuduj: projekt i roboty w jednym zamówieniu

Dla gminy, która ma audyt wraz z PFU i zleca jednemu wykonawcy zaprojektowanie oraz wykonanie modernizacji.

Na co zwrócić uwagę:

• Przed ogłoszeniem przetargu warto sprawdzić zgodność audytu i PFU. Wykonawca nie odpowiada za błędy w samym PFU.
• Umowa powinna zawierać parametry gwarantowane, np. zmniejszenie zużycia energii, weryfikowane przy odbiorze końcowym.

Zestaw 5. Modernizacja z gwarancją oszczędności (umowa EPC)

Firma ESCO wykonuje modernizację i przez kilka lat gwarantuje oszczędności, a jej wynagrodzenie zależy od osiągniętego efektu. Pracę warto rozpocząć od karty wyboru modelu, która pomaga ocenić opłacalność przedsięwzięcia i jego wpływ na dług gminy.

Na co zwrócić uwagę:

• Formuła ESCO nie jest „darmowym finansowaniem”, lecz sposobem przeniesienia ryzyka na wykonawcę.
• Niezbędne są dane o zużyciu energii z około trzech lat. W razie ich braku lepiej rozpocząć od zestawu 6.

Zestaw 6. Stała obsługa energetyczna gminy

Stały monitoring zużycia energii, raporty, optymalizacja taryf i mocy zamówionej oraz wsparcie w sprawozdawczości, rozliczane miesięcznym ryczałtem. Rzetelne dane energetyczne pozwalają podejmować decyzje inwestycyjne na podstawie rzeczywistych potrzeb: wskazać budynki, których modernizacja przyniesie największy efekt, i wybrać najwłaściwszą formułę realizacji, w tym ESCO.

Na co zwrócić uwagę:

• Przed ogłoszeniem przetargu należy sporządzić wykaz wszystkich punktów poboru energii.
• Umowa powinna przesądzać, że dane należą do gminy i zostaną jej przekazane po zakończeniu współpracy.

Najczęstsze błędy w postępowaniach

1. Warunki udziału i kryteria oceny niedopasowane do skali zamówienia.
2. Niespójność ogłoszenia, SWZ i umowy.
3. Brak konkretnej daty końca terminu związania ofertą w SWZ.
4. Pominięcie przepisów dotyczących wykonawców z państw trzecich (obowiązujących od 9 września 2025 r.).
5. Nieterminowe odpowiedzi na pytania wykonawców.

---

Wzory mają charakter pomocniczy i nie stanowią porady prawnej. Przed ogłoszeniem postępowania należy sprawdzić aktualność przepisów i regulaminów obowiązujących w gminie.

Źródło: produkt D3.2 projektu LIFE RenOSS-PL. Stan prawny: sierpień 2026 r. Wersja 1.0.